مدير إدارة السكرتارية والارشيف
تنفيذ أعمال شؤون السكرتارية والارشيف بمكتب رئيس الهيئة وفقاً للنظم الحديثة، والعمل على مسك سجلات الصادر والوارد وحفظ وارشفة أوليات المراسلات والمكاتبات الصادرة والواردة (للهيئة/ مكتب رئيس الهيئة)، والحرص على توثيق استلام المذكرات الصادرة للجهات المعنية.
- البيانات الرئيسية
- المهام والمسئوليات للوظيفة
- المواصفات المطلوبة لشاغل الوظيفة
- نطاق الإشراف والصلاحيات والاتصالات
البيانات الرئيسية
البيانات الرئيسية
| البند | القيمة |
|---|---|
| الرئيس المباشر | مدير عام مكتب رئيس الهيئة |
| المسمى الوظيفي | مدير ادارة |
| وحدة الأعمال | مكتب رئيس الهيئة |
| عدد المطلوبين | 1 |
المهام والمسئوليات للوظيفة
المهام والمسئوليات للوظيفة
| المهام والمسئوليات للوظيفة | مؤشرات التنفيذ |
|---|---|
| استقبال وقيد بريد الهيئة اليومي (المعاملات/ المذكرات) الصادرة والواردة في سجلات الوارد والصادر (الداخلي/ الخارجي) اليدوية والالكترونية حسب النظام، وارشفتها يدويا والكترونيا، وتسليم البريد الوارد الى مدير عام مكتب رئيس الهيئة بملف البريد اليومي اولاً بأول. | 1- نسبة الانجاز للاعمال المكتبية وسريتها 2- مستوى تنظيم السجلات والملفات والاستلامات وارشفة البريد |
| توزيع البريد الداخلي (الصادر/ المحال) من رئيس الهيئة على الوحدات الإدارية بالهيئة والحرص على سلامة التوثيق للاستلامات البريد. | 1- مستوى تنظيم وانجاز المواضيع والاعمال اليومية 2- مستوى تنظيم السجلات والاستلامات وارشفة البريد |
| إنشاء أرشيف ورقي والكتروني وفقا للنظم الحديثة لحفظ أوليات المراسلات والمكاتبات الصادرة من الهيئة وحفظ وأرشفة صورة من المراسلات الواردة للهيئة مع ضمان الالتزام بإجراءات سلامة وسرية البيانات والملفات. | 1- مستوى تنظيم السجلات الورقية والالكترونية. 2- مستوى تنظيم أرشيف المعاملات الالكتروني. |
| اعداد كشف بالمعاملات اليومية الصادرة من مكتب رئيس الهيئة ورفعه لمدير عام المكتب نهاية كل يوم لمتابعة تنفيذ توجيهات رئيس الهيئة. | مستوى اعداد و تنظيم كشف المعاملات اليومية |
| توفير الوثائق اللازمة لمدير مكتب رئيس الهيئة من أرشيف المكتب. | نسبة تنفيذ التوجيهات والتعليمات وسرعة الاستجابة |
| إعداد وطباعة ما يلزم تحريره من ردود او تقارير بموجب توجيهات مدير عام مكتب رئيس الهيئة. | نسبة انجاز المهام وسرعة الاستجابة |
| متابعة ارسال وتسليم البريد الصادر للجهات المعنية سواء كانت مذكرات مباشرة او صورة مع التحية وارشفة استلامات تلك الجهات. | مدى متابعة و تنظيم وارشفة استلامات الجهات الخارجية لمذكرات الهيئة. |
| الإحتفاظ بالملفات الخاصة بمكتب رئيس الهيئة وتصنيفها وفهرستها وترميزها وتبويبها وترتيبها في ملفات خاصة بها طبقا للأسس والقواعد المنظمة لذلك. | 1- مستوى تنظيم وتطبيق نظام الارشفة اليدوية والالكترونية 2- عدد الملفات المفهرسة والمؤرشفة |
| إعداد الآليات والإجراءات الداخلية المنظمة لعمل إدارة السكرتارية والارشيف ورفعها لمدير عام مكتب رئيس الهيئة لاعتمادها. | وجود دليل للاليات والإجراءات الداخلية لادارة السكرتارية والارشيف |
| القيام بأية مهام واختصاصات أخرى تقتضيها طبيعة وظيفته أو يكلف بها من قبل مدير عام مكتب رئيس الهيئة. | 1- عدد المهام المنفذة مقارنة بعدد التكليفات 2- سرعة الاستجابة |
المواصفات المطلوبة لشاغل الوظيفة
المؤهلات
| المواصفات |
|---|
| بكالوريوس في الادارة أو العلاقات العامة، أو ما يعادله في تخصص مشابه. |
الخبـــرات
| المواصفات |
|---|
| خبرة نوعية في إدارة السكرتارية لمدة سنتين على الأقل . |
من المهارات
| المواصفات |
|---|
| يمتلك مهارات عالية باعمال السكرتارية. |
| يمتلك مهارات عالية في اعداد المراسلات والمتابعة والتقييم. |
| يمتلك مهارات عالية في الارشفة الورقية والالكترونية. |
| يمتلك مهارات في صياغة المذكرات. |
| يمتلك مهارات في تنفيذ الاعمال بدقة وكفاءة وفاعلية. |
| يمتلك مهارة عالية في الطباعة واعداد التقارير. |
| يمتلك مهارات عالية لاستخدام برامج الاوفس. |
| يجيد اللغة الإنجليزية. |
القدرات
| المواصفات |
|---|
| القدرة على الصبر والتعامل الجيد مع مختلف شرائح المجتمع. |
| القدرة على التحليل والتفكير المنطقي. |
| القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات. |
| القدرة على التفاوض والاقناع. |
| القدرة على إدارة الذات. |
| القدرة على العمل بروح الفريق الواحد. |
| القدرة على العمل بدقة وإنجاز. |
| القدرة على تحمل ضغط العمل |
نطاق الإشراف والصلاحيات والاتصالات
نطاق الاشراف
| النطاق |
|---|
| المختصين التابعين لادارة السكرتارية والارشيف والمراسلات العامة. |
نطاق الصلاحيات
| الصلاحيات |
|---|
| وفق الصلاحيات المخولة له في نطاق وظيفته وبما لا يتعارض مع الأدلة واللوائح والقرارت المنظمة لعمل الهيئة. |
نطاق الاتصالات والتنسيق
| النطاق |
|---|
| الداخلية : التنسيق الداخلي مع سكرتارية كافة القطاعات والإدارات العامة والوحدات الإدارية التابعة للهيئة. |
او
او
موقعنا الجغرافي
اليمن – صنعاء – صوفان – شارع الثلاثين – المدينة الليبية
ساعات العمل
السبت: 8:00 ص – 1:00 م
الأحد: 8:00 ص – 1:00 م
الإثنين: 8:00 ص – 1:00 م
الثلاثاء: 8:00 ص – 1:00 م
الأربعاء: 8:00 ص – 1:00 م
الخميس: 8:00 ص – 1:00 م
الجمعة: مغلق
الأحد: 8:00 ص – 1:00 م
الإثنين: 8:00 ص – 1:00 م
الثلاثاء: 8:00 ص – 1:00 م
الأربعاء: 8:00 ص – 1:00 م
الخميس: 8:00 ص – 1:00 م
الجمعة: مغلق
اتصل بنا
737 577 01