مدير إدارة السكرتارية والارشيف

تنفيذ أعمال شؤون السكرتارية والارشيف بمكتب رئيس الهيئة وفقاً للنظم الحديثة، والعمل على مسك سجلات الصادر والوارد وحفظ وارشفة أوليات المراسلات والمكاتبات الصادرة والواردة (للهيئة/ مكتب رئيس الهيئة)، والحرص على توثيق استلام المذكرات الصادرة للجهات المعنية.

البيانات الرئيسية

البيانات الرئيسية

البند القيمة
الرئيس المباشر مدير عام مكتب رئيس الهيئة
المسمى الوظيفي مدير ادارة
وحدة الأعمال مكتب رئيس الهيئة
عدد المطلوبين 1

المهام والمسئوليات للوظيفة

المهام والمسئوليات للوظيفة

المهام والمسئوليات للوظيفة مؤشرات التنفيذ
استقبال وقيد بريد الهيئة اليومي (المعاملات/ المذكرات) الصادرة والواردة في سجلات الوارد والصادر (الداخلي/ الخارجي) اليدوية والالكترونية حسب النظام، وارشفتها يدويا والكترونيا، وتسليم البريد الوارد الى مدير عام مكتب رئيس الهيئة بملف البريد اليومي اولاً بأول. 1- نسبة الانجاز للاعمال المكتبية وسريتها
2- مستوى تنظيم السجلات والملفات والاستلامات وارشفة البريد
توزيع البريد الداخلي (الصادر/ المحال) من رئيس الهيئة على الوحدات الإدارية بالهيئة والحرص على سلامة التوثيق للاستلامات البريد. 1- مستوى تنظيم وانجاز المواضيع والاعمال اليومية
2- مستوى تنظيم السجلات والاستلامات وارشفة البريد
إنشاء أرشيف ورقي والكتروني وفقا للنظم الحديثة لحفظ أوليات المراسلات والمكاتبات الصادرة من الهيئة وحفظ وأرشفة صورة من المراسلات الواردة للهيئة مع ضمان الالتزام بإجراءات سلامة وسرية البيانات والملفات. 1- مستوى تنظيم السجلات الورقية والالكترونية.
2- مستوى تنظيم أرشيف المعاملات الالكتروني.
اعداد كشف بالمعاملات اليومية الصادرة من مكتب رئيس الهيئة ورفعه لمدير عام المكتب نهاية كل يوم لمتابعة تنفيذ توجيهات رئيس الهيئة. مستوى اعداد و تنظيم كشف المعاملات اليومية
توفير الوثائق اللازمة لمدير مكتب رئيس الهيئة من أرشيف المكتب. نسبة تنفيذ التوجيهات والتعليمات وسرعة الاستجابة
إعداد وطباعة ما يلزم تحريره من ردود او تقارير بموجب توجيهات مدير عام مكتب رئيس الهيئة. نسبة انجاز المهام وسرعة الاستجابة
متابعة ارسال وتسليم البريد الصادر للجهات المعنية سواء كانت مذكرات مباشرة او صورة مع التحية وارشفة استلامات تلك الجهات. مدى متابعة و تنظيم وارشفة استلامات الجهات الخارجية لمذكرات الهيئة.
الإحتفاظ بالملفات الخاصة بمكتب رئيس الهيئة وتصنيفها وفهرستها وترميزها وتبويبها وترتيبها في ملفات خاصة بها طبقا للأسس والقواعد المنظمة لذلك. 1- مستوى تنظيم وتطبيق نظام الارشفة اليدوية والالكترونية
2- عدد الملفات المفهرسة والمؤرشفة
إعداد الآليات والإجراءات الداخلية المنظمة لعمل إدارة السكرتارية والارشيف ورفعها لمدير عام مكتب رئيس الهيئة لاعتمادها. وجود دليل للاليات والإجراءات الداخلية لادارة السكرتارية والارشيف
القيام بأية مهام واختصاصات أخرى تقتضيها طبيعة وظيفته أو يكلف بها من قبل مدير عام مكتب رئيس الهيئة. 1- عدد المهام المنفذة مقارنة بعدد التكليفات
2- سرعة الاستجابة

المواصفات المطلوبة لشاغل الوظيفة

المؤهلات

المواصفات
بكالوريوس في الادارة أو العلاقات العامة، أو ما يعادله في تخصص مشابه.

الخبـــرات

المواصفات
خبرة نوعية في إدارة السكرتارية لمدة سنتين على الأقل .

من المهارات

المواصفات
يمتلك مهارات عالية باعمال السكرتارية.
يمتلك مهارات عالية في اعداد المراسلات والمتابعة والتقييم.
يمتلك مهارات عالية في الارشفة الورقية والالكترونية.
يمتلك مهارات في صياغة المذكرات.
يمتلك مهارات في تنفيذ الاعمال بدقة وكفاءة وفاعلية.
يمتلك مهارة عالية في الطباعة واعداد التقارير.
يمتلك مهارات عالية لاستخدام برامج الاوفس.
يجيد اللغة الإنجليزية.

القدرات

المواصفات
القدرة على الصبر والتعامل الجيد مع مختلف شرائح المجتمع.
القدرة على التحليل والتفكير المنطقي.
القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات.
القدرة على التفاوض والاقناع.
القدرة على إدارة الذات.
القدرة على العمل بروح الفريق الواحد.
القدرة على العمل بدقة وإنجاز.
القدرة على تحمل ضغط العمل

نطاق الإشراف والصلاحيات والاتصالات

نطاق الاشراف

النطاق
المختصين التابعين لادارة السكرتارية والارشيف والمراسلات العامة.

نطاق الصلاحيات

الصلاحيات
وفق الصلاحيات المخولة له في نطاق وظيفته وبما لا يتعارض مع الأدلة واللوائح والقرارت المنظمة لعمل الهيئة.

نطاق الاتصالات والتنسيق

النطاق
الداخلية : التنسيق الداخلي مع سكرتارية كافة القطاعات والإدارات العامة والوحدات الإدارية التابعة للهيئة.

موقعنا الجغرافي

اليمن – صنعاء – صوفان – شارع الثلاثين – المدينة الليبية

ساعات العمل

‏السبت‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م‏‏
‏الأحد‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م
الإثنين‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م‏‏
‏الثلاثاء‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م‏‏
الأربعاء‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م‏‏
الخميس‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م‏‏
‏الجمعة‏: مغلق‏‏

اتصل بنا

737 577 01