مدير إدارة المشتريات والمخازن

تخطيط وتنظيم وتنفيذ عمل إدارة المشتريات والمخازن وفقا للوائح والنظم وتقديم المقترحات التطويرية لسياسيات الشراء والتخزين تحقق تبسيط الإجراءات وتحقيق كفاءة العمل وجودته والحفاظ أصول وممتلكات الهيئة وتنظيم وترتيب وتنفيذ الدورة المستدنية وتحقيق الرقابة على المخزون.

البيانات الرئيسية

البيانات الرئيسية

البند القيمة
الرئيس المباشر مدير عام الشؤون المالية والادارية
المسمى الوظيفي مدير إدارة
وحدة الأعمال الادارة العامة للشؤون المالية والادارية
عدد المطلوبين 1

المهام والمسئوليات للوظيفة

المهام والمسئوليات للوظيفة

المهام والمسئوليات للوظيفة مؤشرات التنفيذ
تقدير احتياجات الهيئة من الأصول والأجهزة والمعدات وأي مستلزمات أخرى ورفعها الى الإدارة العامة للشئون المالية . • تلبية الإحتياجات الفعلية بالمستوى المطلوب .
• تلبية احتياج الهيئة بالأجهزة والمعدات والمستلزمات وفقاً للطلب ونسب تنفيذها
إعداد الخطة السنوية للإحتياجات والمتطلبات من الأصول والأجهزة والمعدات وكافة المستلزمات وفقاً للمقايسة السنوية والإحتياجات المرفوعة من إدارات الهيئة وقطاعاتها.ورفعها الى الإدارة العامة للشئون المالية. • الخطة السنوية التي تم رفعها .
• متابعة القطاعات والإدارات للرفع بالإحتياجات ودراستها .
إعداد الخطط الشرائية للإحتياجات والمتطلبات ووضع الآليات التنفيذية والزمنية لشرائها ونقلها وتوريدها وتخزينها. • عدد الخطط والآليات للشراء.
• تنفيذ الخطط وفقاً للفترة الزمنية المحددة.
• الطرق الصحيحة المتبعة عند الشراء والتوريد والتخزين.
توفير كافة المتطلبات من أصول ومعدات وآلات وأثاث وأي مستلزمات إدارية وغيرها • تلبية كافة المتطلبات .
وضع الإرشادات المنظمة والجيدة للإستخدام الأمثل للأصول والآلات والمعدات والأثاث والمستلزمات بما يحافظ عليها ويحد من الهدر في استخدامها / استهلاكها ، ومتابعة تنفيذها. • الخطط والتعليمات للمحافظة على المال العام.
العمل والمشاركة في إجراءات الإعداد والإعلان والتحليل لإجراءات المناقصات والمزايدات وكافة المهام التي حددتها القوانين المالية وقانون المناقصات والمزايدات والمخازن الحكومية وآلياتها التنفيذية . • تطبيق الإجراءات القانونية التي تحددها القوانين والأنظمة المتعلقة بالشراء والتوريدات والمخازن الحكومية.
البحث عن افضل الموردين/ المقاولين/ ومزودي الخدمات ذات السمعة المتميزة والجودة العالية والاسعار المناسبة • توريد الإحتياجات المختلفة بالجودة العالية وبأقل الأسعار.
مسك السجلات المنظمة لتسجيل وحفظ كافة أصول وموجودات وممتلكات الهيئة وتسجيلها في الأنظمة الآلية و السجلات اليدوية ومراقبتها. • الإلتزام بالتوثيق (الآلي / السجلات ) لكافة أصول وممتلكات الهيئة.
إعداد عقود التوريدات والمشتريات وفقاً لأحكام اللوائح المالية وقانون المناقصات والمزايدات والمخازن الحكومية • المخاطبات والعقود الواضحة والدقيقة .
توريد كافة المشتريات من أصول وأجهزة ومعدات ومستلزمات الى المخازن بعد استكمال واستيفاء الوثائق المستندية من المعنيين . • الإلتزام باللوائح المنظمة عند الصرف
تنفيذ الدورة المستندية لعمليات الشراء والتوريدات والمخازن الحكومية وفقا للنظم النافذه. • الإلتزام بقانون المناقصات والمزايدات والمخازن الحكومية واللوائح الأخرى المنظمة.
مراقبة المخزون (وارد / منصرف ) للمحافظة على استقرار العمل للتأكد من توفر وتلبية كافة الإحتياجات اللازمة في الأوقات المطلوبة. • استقرار المخزون والإستعداد لتوفير الإحتياج عند الطلب.
صرف كافة متطلبات القطاعات والإدارات من الأجهزة والمعدات والمستلزمات المختلفة بموجب سندات صرف مخزنية(آلي/ يدوي) بعد استكمال واستيفاء التوجيهات و الدورة المستندية القانونية للصرف . • الإلتزام باللوائح المنظمة عند الصرف .
• مستوى الرضا الوظيفي لموظفي الهيئة
توفير البيانات والمعلومات المالية والاحصائية المتعلقة (بالمشتريات والمخازن ) عند الطلب وتقديمها للمعنيين بصورة منتظمة وذلك من اجل تمكين المعنيين من اعداد الخطط السنوية • مستوى توفير البيانات الإحصائية المالية والكمية عند الطلب.
دراسة تقارير الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة والجهات الرقابية والعمل على معالجة أي إختلالات وفقا للتوصيات، وإعداد الردود السريعة والمناسبة تجاه ما يرد فيها من ملاحظات وإستفسارات وقضايا متعلقة بإدارة المشتريات والمخازن ورفعها لمدير عام الشئون المالية. • معالجة الإختلالات المرفوعة من الجهاز المركزي والحد من تكرارها.
• الرفع بالإيضاحات و الردود المطلوبة.
التأكد من توفير وسائل السلامة والأمان لأصول وممتلكات ومخازن الهيئة. • مستوى الأمان والمحافظة على أصول وممتلكات الهيئة.
الاشراف على المهام اليومية للمختصين التابعين للادراة والتأكد من سلامة تنفيذ الإجراءات. • مستوى الإنظباط الوظيفي وتلبية متطلبات واحتياجات.
حفظ وأرشفة العقود والتوريدات وكافة وثائق المشتريات بشكل حديث ومنظم وبما لا يعرضها للضياع أو التلف وترتيبها بشكل يسهل الرجوع إليها عند الحاجة بإستخدام التقنيات والأنظمة الحديثة. • جودة ودقة آلية الارشفة ومدى توفر البيانات عند الحاجة .
• تركيب أنظمة الارشفة الحديثة والعمل عليها.
تنظيم المخازن وإعداد القوائم و الأرصدة المخزنية (الشهرية/ الربعية/ السنوية )وإعداد التقرير النهائي بعد توثيق وإثبات الزيادة والعجز للمخزون وإجراء التسويات اللازمة، والمشاركة في عمليات الجرد السنوية وفقاً للإختصاص واللوائح المنظمة لعملية الجرد السنوي • مستوى التنظيم للمخازن.
• نسب القوائم والارصدة المخزنية .
• التقارير المالية والمخزنية المعالجات .
• تنفيذ الجرد السنوي وفق للأسس واللوائح المنظمة لعمليات الجرد السنوي.
المشاركة في إعداد وتنفيذ البرامج الدورية لصيانة ممتلكات الهيئة وترميمها وإصلاحها وتفادي تعطل العمل أثناء تنفذ برامج الصيانة، وتوفير تكاليف صيانة وسائل النقل وصرف الوقود اللازم وفق متطلبات العمل وتوجهات قيادة الهيئة. • جودة برامج الصيانة الدورية المعتمدة ومستوى تنفيذها
• تقارير بالمصروفات المنفذة لعملية الصيانة الدورية
إعداد الآليات والإجراءات الداخلية المنظمة لعمل الإدارة ورفعها لمدير عام الشئون المالية . • وجود دليل للاليات والإجراءات الداخلية للإدارة
المتابعة الدورية لمؤشرات الأداء وإعداد تقارير نسب الإنجاز بالإدارة ورفعها لمدير عام الشئون المالية. • نسبة انجاز مؤشرات الأداء للمهام والمسؤوليات
• عدد تقارير الإنجاز الدورية المعدة ودقتها
القيام بأية مهام واختصاصات أخرى تقتضيها طبيعة وظيفته أو يكلف بها بمقتضى القوانين والقرارات النافذة. • عدد المهام المنفذة مقارنة بعدد التكليفات
• سرعة الاستجابة

المواصفات المطلوبة لشاغل الوظيفة

المؤهلات

المواصفات
بكالوريوس في المحاسبة .

الخبـــرات

المواصفات
خبرة نوعية في نفس إدارة المشتريات والمخازن لمدة اربع سنوات على الأقل.

من المهارات

المواصفات
مهارة في إختيار المواد بالجودة المطلوبة وفي الوقت و المكان المناسب وبأقل التكاليف
يمتلك مهارة وفهم للقانون المالي لقانون المناقصات والمزايدات والمخازن الحكومية واللوائح التنفيذية .
يمتلك مهارات متعمقة باللوجستيات وأنظمة وبرامج المخزون
يمتلك مهارات تنظيمية وتخطيطية عالية
يمتلك مهارات الاتصال والتواصل وبناء وتطوير العلاقات.
يمتلك مهارات عالية في فنون التفاوض.
يمتلك مهارات اعداد التقارير والمراسلات والمخاطبات الرسمية.
يمتلك مهارات في صياغة وإدارة العقود بكفاءة وفاعلية.
يمتلك مهارات التنظيم والمتابعة والارشفة.
يمتلك مهارات معرفة جيدة بمفاهيم ونظم ضبط الجودة.
يمتلك مهارات عالية في استخدام الأنظمة المحاسبية والمخزنية .
يجيد اللغة الإنجليزية.

القدرات

المواصفات
القدرة على التخطيط والتنظيم .
القدرة على التحليل والتفكير المنطقي.
القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات.
القدرة على توظيف التكنولوجيا في إدارة وتنظيم شئون المشتريات والمخازن.
القدرة على التحمل والصبر والمرونة في التعامل.
القدرة على العمل بروح الفريق الواحد.
القدرة على العمل بدقة وإنجاز.

نطاق الإشراف والصلاحيات والاتصالات

نطاق الاشراف

النطاق
الأقسام الإدارية التابعة لادارة المشتريات والمخازن

نطاق الصلاحيات

الصلاحيات
وفق الصلاحيات المخولة له في نطاق وظيفته وبما لا يتعارض مع الأدلة واللوائح والقرارت المنظمة لعمل الهيئة

نطاق الاتصالات والتنسيق

النطاق
الداخلية : التنسيق الداخلي مع جميع مسؤولي الإدارات والأقسام والموظفين وفق التسلسل الإداري المعمول به داخل الهيئة.
الخارجية : الجهات ذات العلاقة وفقاً للمهام والمسؤوليات بموجب توجيه أو تفويض من المسؤول المباشر.

كافة الوحدات الإدارية التابعة له


نطاق الصلاحيات

الصلاحيات
وفق الصلاحيات المخولة له في نطاق وظيفته وبما لا يتعارض مع الأدلة واللوائح والقرارت المنظمة لعمل الهيئة.

نطاق الاتصالات والتنسيق

النطاق
الداخلية: جميع مسؤولي الإدارات والأقسام والموظفين وفق التسلسل الإداري المعمول به داخل الهيئة
الخارجية: الجهات ذات العلاقة وفقاً للمهام والمسؤوليات بموجب توجيه أو تفويض من المسؤول المباشر

موقعنا الجغرافي

اليمن – صنعاء – صوفان – شارع الثلاثين – المدينة الليبية

ساعات العمل

‏السبت‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م‏‏
‏الأحد‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م
الإثنين‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م‏‏
‏الثلاثاء‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م‏‏
الأربعاء‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م‏‏
الخميس‏: 8:00 ص‏ – ‏1:00 م‏‏
‏الجمعة‏: مغلق‏‏

اتصل بنا

737 577 01